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NOTICE OF

Privacy Practices & Nondiscrimination Practices

English

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION

PLEASE READ IT CAREFULLY 

The Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (“HIPAA”) is a federal law that requires that all medical records and other individually identifiable health information used or disclosed by us in any form, whether electronically, on paper, or orally, are kept properly confidential. This law gives you, the patient, the right to understand and control how your personal health information (“PHI”) is used. HIPAA provides penalties for covered entities that misuse personal health information. 

As required by HIPAA, we prepared this explanation of how we are to maintain the privacy of your health information and how we may disclose your personal information. 

We may use and disclose your medical records only for each of the following purposes: treatment, payment, and health care operations. 

  • Treatment means providing, coordinating, or managing health care and related services by one or more healthcare providers. An example of this would include referring you to a retina specialist. 
  • Payment means such activities as obtaining reimbursement for services, confirming coverage, billing or collections activities, and utilization review. An example of this would include sending your insurance company a bill for your visit and/or verifying coverage prior to a surgery. 
  • Health Care Operations include business aspects of running our practice, such as conducting quality assessments and improvement activities, auditing functions, cost management analysis, and customer service. An example of this would be new patient survey cards. 
  • The practice may also disclose your PHI for law enforcement and other legitimate reasons although we shall do our best to assure its continued confidentiality to the extent possible. 

We may also create and distribute de-identified health information by removing all reference to individually identifiable information. 

We may contact you, by phone or in writing, to provide appointment reminders or information about treatment alternatives or other health-related benefits and services, in addition to other fundraising communications, that may be of interest to you. You do have the right to “opt out” with respect to receiving fundraising communications from us. 

We are committed to safeguarding your electronic Protected Health Information (ePHI) through advanced cybersecurity measures, including multi-factor authentication and secure access protocols. This Practice does not sell, rent, or lease its customer lists or mobile opt-in data to third parties for marketing purposes. 

You have the right to access your health information electronically through secure applications of your choosing, in accordance with federal interoperability standards. 

The following uses and disclosures of PHI will only be made pursuant to us receiving a written authorization from you: 

  • Most uses and disclosures of psychotherapy notes 
  • Uses and disclosures of your PHI for marketing purposes, including subsidized treatment and health care operations 
  • Disclosures that constitute a sale of PHI under HIPAA 
  • Other uses and disclosures not described in this notice. 

You may revoke such authorization in writing and we are required to honor and abide by that written request, except to the extent that we have already taken actions relying on your authorization. 

You may have the following rights with respect to your PHI: 

  • The right to request restrictions on certain uses and disclosures of PHI, including those related to disclosures to family members, other relatives, close personal friends, or any other person identified by you. We are, however, not required to honor a request restriction except in limited circumstances which we shall explain if you ask. If we do agree to the restriction, we must abide by it unless you agree in writing to remove it. 
  • The right to reasonable requests to receive confidential communications of Protected Health Information by alternative means or at alternative locations. 
  • The right to inspect and copy your PHI, including electronic access through secure applications of your choice. 
  • The right to amend your PHI. 
  • The right to receive an accounting of disclosures of your PHI. 
  • The right to obtain a paper copy of this notice from us upon request. 
  • The right to be advised if your unprotected PHI is intentionally or unintentionally disclosed. We will notify you within 30 days of discovery, as required by HIPAA. 

If you have paid for services “out of pocket”, in full, and you request that we not disclose PHI related solely to those services to a health plan, we will accommodate your request, except where we are required by law to make a disclosure. 

We are required by law to maintain the privacy of your Protected Health Information and to provide you the notice of our legal duties and our privacy practices with respect to PHI. 

This notice is effective as of August 1, 2025, and it is our intention to abide by the terms of the Notice of Privacy Practices and HIPAA Regulations currently in effect. We reserve the right to change the terms of our Notice of Privacy Practices and to make the new notice provisions effective for all PHI that we maintain. We will post and you may request a written copy of the revised Notice of Privacy Practices from our office. 

Please note: Federal protections for reproductive health information under HIPAA were vacated in June 2025. We continue to comply with applicable state laws in Kentucky and Indiana regarding such disclosures. 

You have recourse if you feel that your protections have been violated by our office. You have the right to file a formal, written complaint with our office and with the Department of Health and Human Services, Office for Civil Rights. We will not retaliate against you for filing a complaint. 

Feel free to contact the Practice Compliance Officer for more information, in person or in writing. 

SPANISH

AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN 

POR FAVOR LÉALO ATENTAMENTE 

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (“HIPAA”) es una ley federal que requiere que todos los registros médicos y otra información de salud identificable individualmente utilizada o divulgada por nosotros en cualquier forma, ya sea electrónicamente, en papel u oralmente, se mantengan debidamente confidenciales. Esta ley le otorga a usted, el paciente, el derecho a comprender y controlar cómo se usa su información médica personal (“PHI”). HIPAA establece sanciones para las entidades cubiertas que hacen un mal uso de la información de salud personal. 

Según lo exige HIPAA, preparamos esta explicación de cómo debemos mantener la privacidad de su información médica y cómo podemos divulgar su información personal. 

Podemos usar y divulgar sus registros médicos solo para cada uno de los siguientes propósitos: tratamiento, pago y operaciones de atención médica. 

  • Tratamiento significa proporcionar, coordinar o administrar la atención médica y los servicios relacionados por parte de uno o más proveedores de atención médica. Un ejemplo de esto incluiría derivarlo a un especialista en retina.
  • Pago significa actividades tales como obtener el reembolso de los servicios, confirmar la cobertura, las actividades de facturación o cobro y la revisión de la utilización. Un ejemplo de esto incluiría enviar a su compañía de seguros una factura por su visita y / o verificar la cobertura antes de una cirugía.
  • Las operaciones de atención médica incluyen aspectos comerciales de la gestión de nuestra práctica, como la realización de evaluaciones de calidad y actividades de mejora, funciones de auditoría, análisis de gestión de costos y servicio al cliente. Un ejemplo de esto serían las nuevas tarjetas de encuesta de pacientes.
  • La práctica también puede divulgar su PHI por motivos de aplicación de la ley y otros motivos legítimos, aunque haremos todo lo posible para garantizar su confidencialidad continua en la medida de lo posible.

 

También podemos crear y distribuir información de salud anónima eliminando toda referencia a información de identificación individual. 

Podemos comunicarnos con usted, por teléfono o por escrito, para proporcionarle recordatorios de citas o información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud, además de otras comunicaciones de recaudación de fondos, que puedan ser de su interés. Tiene derecho a “optar por no participar” con respecto a recibir nuestras comunicaciones de recaudación de fondos. 

Estamos comprometidos a proteger su información médica protegida electrónica (ePHI) a través de medidas avanzadas de ciberseguridad, incluida la autenticación multifactor y los protocolos de acceso seguro. 

Tiene derecho a acceder a su información médica electrónicamente a través de aplicaciones seguras de su elección, de acuerdo con los estándares federales de interoperabilidad. 

Los siguientes usos y divulgaciones de PHI solo se realizarán de conformidad con nuestra autorización por escrito de usted: 

  • La mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia
  • Usos y divulgaciones de su PHI con fines de marketing, incluido el tratamiento subsidiado y las operaciones de atención médica
  • Divulgaciones que constituyen una venta de PHI bajo HIPAA
  • Otros usos y divulgaciones no descritos en este aviso.

Puede revocar dicha autorización por escrito y estamos obligados a cumplir y cumplir con esa solicitud por escrito, excepto en la medida en que ya hayamos tomado medidas que se basen en su autorización. 

Es posible que tenga los siguientes derechos con respecto a su PHI: 

  • El derecho a solicitar restricciones sobre ciertos usos y divulgaciones de PHI, incluidas las relacionadas con divulgaciones a familiares, otros parientes, amigos personales cercanos o cualquier otra persona identificada por usted. Sin embargo, no estamos obligados a cumplir con una restricción de solicitud, excepto en circunstancias limitadas que explicaremos si lo solicita. Si estamos de acuerdo con la restricción, debemos cumplirla a menos que usted acepte por escrito eliminarla.
  • El derecho a solicitudes razonables para recibir comunicaciones confidenciales de Información de Salud Protegida por medios alternativos o en lugares alternativos.
  • El derecho a inspeccionar y copiar su PHI, incluido el acceso electrónico a través de aplicaciones seguras de su elección.
  • El derecho a modificar su PHI.
  • El derecho a recibir un informe de las divulgaciones de su PHI.
  • El derecho a obtener una copia impresa de este aviso de nuestra parte si lo solicita.
  • El derecho a ser informado si su PHI desprotegida se divulga intencionalmente o no. Le notificaremos dentro de los 30 días posteriores al descubrimiento, según lo requiera HIPAA.

Si ha pagado los servicios “de su bolsillo”, en su totalidad, y solicita que no divulguemos la PHI relacionada únicamente con esos servicios a un plan de salud, atenderemos su solicitud, excepto cuando la ley nos exija hacer una divulgación. 

La ley nos exige mantener la privacidad de su información médica protegida y proporcionarle el aviso de nuestras obligaciones legales y nuestras prácticas de privacidad con respecto a la PHI. 

Este aviso entra en vigencia a partir del 1 de agosto de 2025 y es nuestra intención cumplir con los términos del Aviso de prácticas de privacidad y las regulaciones de HIPAA actualmente vigentes. Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de nuestro Aviso de prácticas de privacidad y de hacer que las nuevas disposiciones del aviso entren en vigencia para toda la PHI que mantenemos. Publicaremos y usted puede solicitar una copia escrita del Aviso de prácticas de privacidad revisado de nuestra oficina. 

Tenga en cuenta: Las protecciones federales para la información de salud reproductiva bajo HIPAA se anularon en junio de 2025. Continuamos cumpliendo con las leyes estatales aplicables en Kentucky e Indiana con respecto a dichas divulgaciones. 

Tiene un recurso si cree que nuestra oficina ha violado sus protecciones. Tiene derecho a presentar una queja formal por escrito ante nuestra oficina y ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja. 

No dude en comunicarse con el Oficial de Cumplimiento de la Práctica para obtener más información, en persona o por escrito. 

Aviso sobre la traducción al español 

Este documento fue preparado originalmente en inglés y traducido al español utilizando la función de traducción automática de Microsoft Word. Aunque nos esforzamos por proporcionar información precisa y accesible, esta traducción puede contener errores tipográficos, omisiones o inexactitudes. No asumimos responsabilidad por discrepancias o malentendidos que resulten de la traducción. Para una interpretación oficial o con validez legal, consulte la versión original en inglés o comuníquese con un traductor calificado.